1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è MANINI CONTRACT S.R.L., rappresentata legalmente da Leopoldo Manini.
- Sede legale
- Via Antonio Gramsci 3, 53049 Torrita di Siena (SI), Italia
- P. IVA e C.F.
- 01500180524
- VAT europeo
- IT01500180524
- REA
- 202889
- Capitale sociale
- € 15.000,00
- Contatto privacy
- vicocloud@vielasoftware.com
- PEC
- maninicontract@pec.it
VICO è un prodotto Viela Software. Viela Software è un marchio di Manini Contract S.r.l. Non è stato nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO).
2. Ambito dell’informativa
L’informativa riguarda il sito commerciale vicocloud.it, l’applicazione app.vicocloud.it, la registrazione dell’account e le comunicazioni necessarie alla fornitura di VICO.
VICO è offerto commercialmente, in questa prima fase, esclusivamente in Italia ed è destinato a persone maggiorenni.
3. Dati trattati
Dati dell’account
Email, nome visualizzato quando disponibile, identificativo interno VICO, identificativo del provider di autenticazione, data di creazione e aggiornamento, date del trial e stato dell’abilitazione commerciale all’export.
Contenuti e dati dei progetti
Testi, documenti, PDF, file DOCX, fogli di calcolo, CSV, immagini, loghi, copertine, profili ICC/ICM, modelli, layout, Brand Kit, versioni, backup VICO e URL pubblici indicati dall’utente. Possono essere trattati anche nome, formato, dimensione, hash e caratteristiche tecniche dei file.
Dati tecnici
Timestamp, eventi di autenticazione, identificativi di progetto o asset, operazioni di caricamento ed eliminazione, esiti degli export, errori e log di sicurezza. I fornitori di rete e autenticazione possono inoltre trattare indirizzo IP, user-agent e altri dati di connessione.
Comunicazioni
Dati contenuti nelle richieste inviate all’assistenza, al contatto privacy o agli altri recapiti ufficiali.
VICO non memorizza direttamente password, carte di pagamento o coordinate bancarie. Le password e le sessioni sono gestite tramite Clerk. Il provider di pagamento non è ancora attivo.
4. Finalità e basi giuridiche
- Account, trial e servizio: registrare e autenticare l’utente, salvare i progetti e fornire le funzioni richieste. Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali e del contratto.
- Assistenza: rispondere alle richieste e risolvere problemi. Base giuridica: contratto o legittimo interesse a fornire assistenza.
- Sicurezza: proteggere account, dati e infrastruttura, prevenire abusi e analizzare errori. Base giuridica: legittimo interesse del titolare e, quando applicabile, obbligo legale.
- Amministrazione e fatturazione: adempiere agli obblighi fiscali e contabili quando il billing sarà attivato. Base giuridica: contratto e obbligo legale.
- Marketing: non è attualmente svolto attraverso il sito o l’app. Un’eventuale newsletter richiederà un consenso separato, facoltativo e revocabile.
5. Registrazione, autenticazione e trial
L’autenticazione è fornita da Clerk. VICO conserva gli identificativi necessari per collegare l’identità esterna allo spazio di lavoro dell’utente, ma non riceve la password.
La prova gratuita dura 14 giorni, non richiede una carta e consente di creare, importare, modificare, salvare e controllare i progetti. L’export dei file finali resta bloccato. Dopo la prova il workspace continua a funzionare e viene limitato soltanto l’export.
6. Documenti, file e acquisizione web
I contenuti vengono trattati per conservarli, elaborarli e generare anteprime o output richiesti dall’utente. Non vengono utilizzati automaticamente per addestrare modelli di intelligenza artificiale.
Quando l’utente indica un URL pubblico, VICO può collegarsi al sito scelto e acquisire pagine, immagini o font pubblicamente accessibili. Il sito destinatario riceve i normali dati tecnici della richiesta effettuata dai server VICO.
L’utente deve disporre dei diritti e delle basi giuridiche necessari per i materiali e i dati personali di terzi che inserisce in VICO. Nei rapporti professionali in cui Manini Contract S.r.l. tratti tali dati per conto del cliente, dovrà essere valutato un accordo ai sensi dell’art. 28 GDPR.
7. Dove vengono conservati i dati
Database e file persistenti sono ospitati su una VPS Hostinger collocata a Düsseldorf, Germania. VICO usa un database PostgreSQL dedicato e un filesystem persistente separato.
Alcuni progetti, modelli, layout, Brand Kit e checkpoint di importazione possono essere conservati anche nel browser dell’utente tramite localStorage, sessionStorage e IndexedDB. I backup .vico.json vengono salvati sul dispositivo scelto dall’utente.
8. Fornitori e destinatari
| Fornitore | Finalità | Dati potenziali |
|---|---|---|
| Hostinger | VPS, rete, database e file | Dati account, progetti, file e dati tecnici |
| Clerk | Autenticazione, identità, sessioni ed eventuali email di autenticazione | Email, nome, identificativi e dati tecnici di sessione |
| Cloudflare | Protezione dei servizi Clerk e risoluzione DNS usata dalle funzioni di acquisizione web | IP, cookie tecnici, host richiesti e dati di rete |
| Siti scelti dall’utente | Acquisizione di contenuti pubblici | URL richiesto e dati tecnici della connessione |
Non risultano attivi Stripe, Supabase, analytics, advertising, Sentry, PostHog, servizi di AI generativa o un servizio esterno di prepress.
9. Trasferimenti fuori dallo SEE
L’archiviazione primaria è in Germania. Clerk, Cloudflare e alcuni subfornitori possono trattare dati anche fuori dallo Spazio Economico Europeo. Quando richiesto, i trasferimenti vengono disciplinati mediante decisioni di adeguatezza, Data Privacy Framework, Clausole Contrattuali Standard o altre garanzie previste dal GDPR.
Documentazione dei fornitori: Hostinger DPA, Clerk DPA, subfornitori Clerk e Privacy Cloudflare.
10. Conservazione e cancellazione
I dati necessari al servizio sono conservati finché l’account rimane attivo o finché occorrono per le finalità descritte.
È stata approvata come indirizzo futuro una conservazione massima di 30 giorni dopo la richiesta di cancellazione, ma il relativo flusso automatico non è ancora implementato e questo termine non costituisce ancora una garanzia operativa. Le copie residue nei backup seguono il normale ciclo di rotazione.
I dati fiscali e contabili restano conservati per il periodo previsto dalla legge. I log di sicurezza possono essere mantenuti per un tempo proporzionato alla protezione del servizio e alla gestione di contestazioni.
Stato tecnico: il flusso automatico e coordinato di cancellazione fra VICO, asset e provider di autenticazione è ancora da completare. Fino alla sua attivazione, le richieste sono gestite dal titolare caso per caso. Eliminare un progetto rimuove struttura, contenuto sorgente e versioni, ma non equivale necessariamente a eliminare ogni asset collegato.
11. Sicurezza
VICO utilizza autenticazione, separazione dei dati per account, connessioni cifrate, controllo degli accessi e misure di protezione dell’infrastruttura. Nessun sistema può garantire sicurezza assoluta; l’utente deve proteggere il proprio account e segnalare tempestivamente accessi non autorizzati.
12. Diritti delle persone
Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione, nonché revocare un eventuale consenso senza pregiudicare il trattamento già svolto.
Le richieste possono essere inviate a vicocloud@vielasoftware.com. È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
13. Minori
VICO è riservato a persone di almeno 18 anni e non è destinato ai minori.
14. Modifiche dell’informativa
Questa informativa potrà essere aggiornata per riflettere modifiche normative, tecniche o commerciali. Le variazioni rilevanti saranno comunicate con modalità adeguate al rapporto con l’utente.